Training direkt zuweisen

Eine Person soll ein Training machen, das nicht über ihre Rolle in der Schulungsmatrix kommt, zum Beispiel eine Nachschulung nach einem Vorfall. Dafür weisen Sie das Training direkt zu. Das geht für eine Person oder für mehrere auf einmal. Hat die Person den Kurs schon abgeschlossen, siehe „Kurs eines Lernenden zurücksetzen“.

Bevor Sie anfangen

• Sie haben in Campus die Aufgabe Campus verwalten (Campus-Manager). Mit Abteilung betreuen fehlen Zeilenknopf und Leiste, und in der Personenakte ist Zuweisen gesperrt.
• Die Person ist in der Einrichtung aktiv. Bei inaktiven Personen gibt es den Zeilen-Knopf nicht.
• Das Training ist in Ihrer Einrichtung verfügbar, zum Beispiel ein lizenzierter Kurs Ihres Herstellers, ein eigenes Paket oder ein angelegtes Live-Training. Live-Trainings und eigene Studio-Kurse gibt es nur mit Campus Full.
• Kurse Ihrer Hersteller und manche eigene Kurse brauchen einen Lernplatz der Person. Eigene SCORM-Pakete und Aufzeichnungen nicht. Ist keiner frei, wartet die Zuweisung (siehe unten).

So weisen Sie ein Training zu

1. Öffnen Sie in Campus die Lernerverwaltung. Es gibt drei Wege:

   • Klicken Sie in der Zeile der Person auf das Symbol mit Buch und Plus (Tooltip „Training zuweisen: Name“).
   • Haken Sie mehrere Personen an. Dann erscheint eine Leiste mit der Zahl der Ausgewählten („… ausgewählt“) und dem Knopf Training zuweisen.
   • Öffnen Sie die Personenakte, dort den Reiter Compliance, und klicken Sie in der Gruppe Direkt zugewiesen auf Zuweisen.

2. Der Dialog Training direkt zuweisen nennt oben, für wen Sie zuweisen („Für …“ oder „Für 3 Personen“). Das gilt für den Weg über die Liste; aus der Personenakte steht dort nur „Training“. Wählen Sie unter Training das Training aus. Live-Trainings stehen zuerst („Live-Training: …“), danach die Kurse.

   

3. Wählen Sie die Priorität: Normal (voreingestellt), Hoch oder dringend. Die Priorität erscheint später in der Personenakte.

4. Tragen Sie bei Bedarf unter Fällig einen Tag ein. Er gilt in der Zeitzone Ihrer Einrichtung. Ein Datum in der Vergangenheit ist möglich; die Zuweisung ist dann sofort überfällig. Ohne Datum hat sie keine Frist.

5. Zeigt der Dialog den Hinweis „Für diesen Kurs sind keine neuen Kursplätze frei. …“, ist das ein Hinweis und kein Fehler. Hat die Person schon einen gültigen Platz, wird er genutzt. Sonst wartet die Zuweisung, bis ein Platz frei ist.

6. Klicken Sie auf Zuweisen. Der Knopf ist erst aktiv, wenn ein Training gewählt ist.

Daran sehen Sie, dass es geklappt hat: Bei einer Person steht „Das Training ist zugewiesen.“ Dieselbe Meldung erscheint auch, wenn die Person das Training schon hatte. Bei mehreren fasst eine Liste zusammen, wie viele Personen das Training jetzt haben. Mit Schließen beenden Sie den Dialog.

Was danach passiert

• Hat die Person einen Lernplatz, erscheint das Training in ihrem Player. Die Zuweisung steht in der Personenakte unter Compliance in der Gruppe Direkt zugewiesen, mit Stand, Frist und Priorität. Sie bleibt bei einem Rollenwechsel bestehen.
• Standardmäßig bekommt die Person die Nachricht „Neues Training zugewiesen“ im Player. Eine E-Mail dazu erhält sie nur, wenn ihre Vorlieben das erlauben und die Einrichtung die E-Mail nicht abgeschaltet hat. Text und Versand lassen Sie unter Unsere Einrichtung im Reiter Nachrichtenvorlagen anpassen. Wartet die Zuweisung auf einen Lernplatz, geht stattdessen die Nachricht „Warten auf Lernplatz“ hinaus.
• Hat die Person das Training schon, aktiv oder wartend, legt Fracto keine zweite Zuweisung an. Bei mehreren Personen steht dann „… hatten das Training schon.“ oder, bei einer wartenden Zuweisung, „… warten auf einen freien Lernplatz.“ Ist die frühere Zuweisung schon erfüllt, legt Fracto eine neue an.
• Ist ein Fällig-Datum gesetzt, bekommt die Person Fristerinnerungen („Trainingsfrist steht bevor“ ab sieben Tagen vorher, danach „überschritten“). Die Nachricht „Warten auf Lernplatz“ kann die Person nicht abschalten; nur Ihre Einrichtung kann sie ändern.
• Wartet eine Person auf einen Lernplatz, heißt es im Ergebnis „WAITING_LICENSE: Der Kurs wartet auf einen freien Lernplatz.“ Sobald ein Platz frei ist, wird die Zuweisung aktiv.
• Liegt das Training außerhalb des vertraglichen Sortiments der Partnerteams, steht dort „Zuweisung erfasst. Der Kurs ist derzeit nicht verfügbar, weil er außerhalb des vertraglichen Sortiments der Partnerteams liegt.“ Bei mehreren Personen: „… Zuweisungen erfasst, aber außerhalb des vertraglichen Sortiments der Partnerteams derzeit nicht verfügbar.“

Zuweisung zurückziehen

1. Öffnen Sie die Personenakte, den Reiter Compliance und klicken Sie in der Gruppe Direkt zugewiesen auf das Training. Die Zuweisungsdetails zeigen Stand, Frist und Priorität.
2. Tragen Sie unter Grund für das Zurückziehen einen Grund ein (höchstens 120 Zeichen, Pflicht).
3. Klicken Sie auf Zuweisung zurückziehen.

Das Zurückziehen geht nur, solange die Zuweisung Offen ist oder Wartet auf einen Lernplatz. Bei Erfüllt und Teilweise erfüllt fehlt das Feld. Wird das Training dadurch aus dem Player entfernt, erhält die Person eine Benachrichtigung („Training zurückgezogen“). Andere Trainingspflichten bleiben bestehen.

Wenn es nicht klappt

Meldung	Was sie bedeutet
Die Zuweisung konnte nicht gespeichert werden.	Bei einer Person: Die Zuweisung wurde nicht gespeichert, oder die Liste der Trainings ließ sich nicht laden. Häufig ist die Person inzwischen nicht mehr aktiv, ihr Zugang abgelaufen oder das Training nicht mehr verfügbar.
Für … Personen konnte die Zuweisung nicht gespeichert werden. Erneut zuweisen versucht es nur für diese.	Bei einem Teil der Personen hat es nicht geklappt. Klicken Sie noch einmal auf Zuweisen.
Die Zuweisung konnte nicht zurückgezogen werden. Bitte erneut versuchen.	Das Zurückziehen wurde nicht gespeichert. Die Zuweisung besteht weiter.